Normativa de consultas y reproducción de fondos documentales y bibliográficos

Normativa de Consultas

El acceso de los ciudadanos a los fondos documentales es libre, exceptuando las restricciones contenidas en la legislación vigente. Para hacer uso del derecho de acceso se cumplirá con las siguientes normas:

1. Está prohibido:
   • Disponer en la sala de carteras, carpetas, libros, documentos, sistemas de reproducción, etc., propios. Las pertenencias personales serán depositadas en las taquillas o roperos habilitados al efecto, no haciéndose responsable el Centro de las pérdidas o daños que puedan producirse de los objetos personales depositados. En las mesas de consulta el usuario sólo podrá disponer de lapiceros, hojas en blanco, cuadernos y, en su caso, ordenador personal.
   • Doblar, descoser, desordenar, calcar o escribir en los documentos o apoyar el papel sobre los mismos, o cualquier otra acción que pueda suponer un riesgo para su conservación y apariencia original, cuidando que los documentos no pierdan su ordenación.
   • Alterar el orden o silencio de la sala, no estando permitido: comer, beber, fumar y hacer uso del teléfono móvil.
2. El usuario se acreditará antes de acceder a la sala de consulta.
3. Los investigadores que vayan a hacer uso de los fondos del Archivo, una vez informado del contenido de los mismos y valorado el interés que para su investigación pueda tener su consulta, tendrán la obligación de cumplimentar una tarjeta de investigador y tenerla permanentemente actualizada. Igualmente, en el acto de la firma de la tarjeta, el investigador acepta la declaración que, en su momento, constará impresa: "Declaro conocer y aceptar las normas de consulta vigentes en el Archivo de la Diputación Provincial de Badajoz, y me comprometo a respetarlas y a no causar daño a los fondos y a sus instalaciones".
4. La consulta se solicitará previamente mediante el impreso modelo correspondiente que se encuentra disponible en la sala. También podrá ser solicitada a través de cualquier otro medio de comunicación (correo ordinario, e-mail, fax,..), siempre que se facilite la misma información requerida en el impreso. En él se hará constar los siguientes datos: nombre del solicitante, finalidad o tema de investigación, documentación, publicación o cualquier instrumento de información solicitado señalando el año y su signatura, fecha de la consulta y, en su caso, firma del solicitante.
5. No podrá consultarse al mismo tiempo más de una unidad de descripción o de instalación (libro, caja, legajo, etc.) y no será atendida una nueva solicitud sin hacer entrega de la anterior.
6. Es obligatorio cumplimentar una petición individualizada por cada unidad de descripción o instalación solicitada.
7. No podrá consultarse al mismo tiempo por varios peticionarios una misma unidad de descripción o instalación.
8. No podrá realizarse peticiones de consulta de tipo genérica.
9. El Centro podrá denegar la consulta directa de los documentos atendiendo a su estado de conservación, en cuyo caso facilitará, en la medida de lo posible, el acceso a reproducciones o a la información que el usuario requiera.
10. En caso de contarse con documentos, libros u obras reproducidos en soporte digital u otro, y siempre que los medios disponibles lo permitan, se evitará la consulta directa de los originales.
11. Los documentos consultados no podrán salir de la sala y serán devueltos antes de que el usuario la abandone.
12. Para la entrada y uso de ordenadores portátiles propios se requerirá autorización expresa del Archivero. En cualquier caso dicha autorización no se extenderá a la posibilidad de uso de sistemas de lectura, grabación o reproducción propios.
13. El autor de cualquier tipo de publicación para la cual ha sido necesario consultar o reproducir los documentos del Archivo tiene la obligación de entregar un ejemplar a su Biblioteca Auxiliar. De igual manera, y con carácter general, todo investigador que vea publicada alguna obra en la que haya utilizado como fuentes dichos fondos aunque no aparezcan reproducidos, estará obligado a citar su procedencia.
14. Los inventarios y otros instrumentos de descripción no podrán ser publicados por los usuarios ni total ni parcialmente.
15. Las consultas a Internet tendrán una limitación de una hora diaria.
16. Media hora antes del cierre de la sala de consulta al público no se atenderán nuevas peticiones.
17. En caso de dudas, o por necesidades de información, el usuario podrá solicitar la presencia de personal auxiliar o técnico del Archivo en la sala de consulta.
18. El incumplimiento de las normas de consulta puede acarrear la pérdida de la condición de usuario del Archivo, independientemente de las sanciones que, en su caso, puedan derivarse del mismo.

Normativa de Reproducción

• El servicio de reproducción se solicitará previamente. También podrá ser solicitado a través de cualquier otro medio de comunicación (correo ordinario, e-mail, fax,..), siempre que se facilite la misma información requerida. Se hará constar los siguientes datos: nombre del solicitante, dirección completa, finalidad de la solicitud de reproducción, modo de entrega de la reproducción, documentación (nombre, fondo, fecha, folios o páginas y signatura) o publicación (autor, título, nombre de la publicación seriada en su caso, fecha de edición, páginas y signatura) solicitada, fecha de la solicitud y, en su caso, firma del solicitante.
• Las reproducciones se harán, siempre que los medios técnicos disponibles lo permitan, en un plazo no superior a una semana.
• Las reproducciones, duplicados o copias estarán sujetos a la legislación sobre Propiedad Intelectual y demás normativa vigente, debiéndose acreditar por el solicitante, en su caso, la cesión de los correspondientes derechos ("La reproducción de obras que no pertenecen al dominio público, es decir, sujetas a derechos de propiedad intelectual, sólo será posible cuando se realice sin ánimo de lucro y exclusivamente para fines de investigación" -art. 37.1 del RDL 1/1996-)
• La reproducción de registros legibles por ordenador se realizará únicamente respecto de los registros contenidos en las bases de datos que sean propiedad de la Diputación Provincial de Badajoz y de sus organismos autónomos.
• Las restricciones y limitaciones para la reproducción de fondos bibliográficos y documentales vendrán motivadas por razones tales como: el respeto a la legislación vigente ­Ley de Propiedad Intelectual­ y las necesarias medidas encaminadas a asegurar la adecuada conservación y buen uso de los fondos.
• En ningún caso serán reproducidos mediate manipulación mecánica y por medio de sistemas con efectos negativos tales como la luz intensa, calor, etc. (fotocopia, escáner...), documentos u obras en mal estado de conservación o que corran peligro de estarlo.
• Los materiales de características especiales por razones de formato, tamaño, peso, estado de conservación y encuadernación, etc., no se reproducirán directamente del original a no ser por medios fotográficos o digitales propios del Archivo Provincial.
• No serán atendidas peticiones de reproducción: genéricas, colecciones o unidades de instalación completas, ...
• En caso de contarse con documentos, libros u obras reproducidos en soporte digital u otro no se reproducirán los originales.
• Los libros, folletos y revistas posteriores a 1957, y siempre que su estado de conservación lo permita, podrán ser reproducidos hasta un máximo de 50 fotocopias por volumen y siempre que éstas no superen un tercio del total del mismo. El mismo criterio se seguirá para ediciones anteriores a esta fecha, y en obras posteriores a la misma que estén agotadas, siempre que su estado de conservación lo permita. En caso contrario las reproducciones se facilitarán exclusivamente por medios fotográficos o digitales propios del Archivo Provincial.
• Queda prohibida la reproducción por medios propios del solicitante (escáner, fotografía, sistemas informáticos, etc).
• El peticionario no podrá solicitar más de 300 fotocopias y/ o impresos al mes.
• Para publicar reproducciones de fondos del Archivo Provincial será necesario contar con autorización previa del Presidente de la Diputación Provincial, Diputado/ a de Cultura o de aquél en quien delegue. Dicha autorización se entenderá que sólo afecta a una edición, teniendo que repetirse el protocolo en caso de posteriores ediciones. Además, el solicitante está obligado a entregar en el Centro correspondiente un ejemplar de aquellas publicaciones en las que sean reproducidos sus fondos documentales y bibliográficos.