Gestión Documental

La gestión documental es una de las principales funciones de los archivos. Se entiende por gestión y tratamiento documental al conjunto de operaciones aplicables a todos los documentos de archivo en cualquier soporte, incluidos los electrónicos, producidos dentro de una administración cuyo objetivo es obtener la mayor eficacia y rentabilidad en el tratamiento de los mismos. Dicha gestión contempla todo el ciclo de vida de los documentos desde su creación o formación y vigencia administrativa, ingreso en el archivo, hasta su conservación definitiva o eliminación.

El Archivo Provincial aprobó en sesión 29 de junio de 2017 el “ Reglamento del sistema de archivos y gestión de documentos de la Diputación Provincial de Badajoz” inspirado en los principios de transparencia y eficacia, regula y normaliza el funcionamiento del Sistema de Archivos y Gestión de Documentos Provincial.

La gestión de los documentos comienza en las oficinas productoras, en cuyo archivo se conservarán mientras sean utilizados con frecuencia. Cuando dejan de ser de uso habitual en ellas, se transfieren al Archivo de la Diputación Provincial de Badajoz.

Estamos inmersos en un proceso de cambio y puesta en marcha de la Administración electrónica en nuestra institución que nos llevará a establecer nuevos procedimientos para la gestión documental que pasará del papel al documento electrónico, hasta tanto estos procedimientos estén disponibles continúan vigentes los procedimientos de transferencia y consultas del Reglamento del archivo de 1999 y que tienen a su disposición bajo estas líneas:

• Procedimiento de transferencias
• Modelo de Hoja de relación de transferencia